Comment organiser une conférence de presse ?
Peu importe votre statut, association ou entreprise ou collectivité, vous avez la possibilité de réaliser des conférences de presse. Un tel événement permet la promotion des activités, des services ou d’un projet en cours. Quel que soit l’objectif de l’événement, l’organisation prend du temps et doit aussi se faire avec plus de minuties afin d’éviter les mauvaises surprises. De même, il est impératif de respecter les différentes étapes essentielles afin d’assurer son bon déroulement.
Sans plus attendre, voici des détails sur la bonne organisation d’une conférence de presse !
Comment préparer une conférence de presse ?
On prépare une conférence de presse afin de présenter un service ou un produit ou un projet concret. Un moyen de communication efficace pour toutes associations et entreprises, elle doit pourtant être utilisée à bon escient, surtout que les invités seront des journalistes. Bien préparer une conférence de presse exige ainsi du temps et de l’organisation. Les premières étapes d’une telle préparation nécessitent la précision des points suivants :
- La définition de l’objectif
- La fixation de la date et l’heure du déroulement de l’événement
- La recherche d’un lieu adapté
- La prise de contact avec les intervenants
- La réalisation et l’envoi des invitations
- La promotion de l’événement
- La préparation du dossier de presse
De nombreuses agences évènementielles existent actuellement et proposent différentes prestations pour vous aider à organiser votre conférence de presse dans les meilleures conditions.
Combien coute une conférence de presse ?
Organiser une conférence de presse nécessite la préparation des divers éléments pratiques, ainsi que la mise à disposition de tous les matériels logistiques indispensables. Tout ceci implique un certain budget. Les frais les plus importants sont surtout liés au temps passé à l’organisation de l’événement, à la conception des différentes stratégies et des documents destinés aux journalistes. Mais plus encore, la mobilisation des ressources liées à toute la préparation, sans compter la valorisation de l’événement, ce sont autant d’éléments induisant au recours d’un budget assez conséquent. Il ne faut pas également oublier le tarif du ou des conférencier(s). Définir le coût exact d’une conférence de presse n’est donc pas chose simple. Il dépendra essentiellement du domaine de profession et du niveau de complexité de l’événement.
Comment participer à une conférence de presse ?
Le choix des intervenants pour une conférence de presse se doit d’être réalisé avec minutie et en toute logique. En effet, ils doivent, avant tout, disposer d’un profil spécialisé dans le domaine d’activité qui sera mis en exergue lors de l’événement. Les intervenants, en tant que véritables acteurs de la conférence, doivent maitriser parfaitement le sujet à aborder. Par ailleurs, ils auront à répondre à toutes les questions de la presse. Ainsi, leurs discours devront être aussi des plus crédibles. Le mieux est d’opter pour des personnages connus dans le domaine se rapportant directement aux activités de l’entreprise ou à l’association à l’origine de la conférence de presse. Parfois, une formation pour la prise parole en public pourra s’avérer intéressante, comme les intervenants devront être capables d’inciter les médias à être en accord avec le sujet traité lors de la conférence.
Comment se déroule une conférence de presse ?
Au cours de la préparation de la conférence de presse, vous avez certainement pris le temps d’organiser également le bon déroulement de l’événement le jour J. Il ne faut donc pas oublier que d’une manière générale, une conférence de presse doit se dérouler comme suit :
- Accueille des représentants de la presse à leur arrivée avec signature de la fiche de présence
- L’installation des intervenants et des invités à leur place respective
- Partage du dossier de presse
- Commencement de la conférence de presse à l’heure prévue
- Interventions des conférenciers
- Questions-réponses avec les journalistes invités
Il est néanmoins conseillé de se préparer à un moment d’échanges après la conférence et ainsi prévoir un petit buffet ou un cocktail prévu à cet effet. Certains médias désirent continuer les échanges, mais d’une manière moins formelle. Ce qui est une bonne occasion de parler davantage du sujet de la conférence.
Où faire une conférence de presse ?
Pour le lieu, il n’y a pas de règles précises. Le plus important est de choisir un lieu qui correspondra mieux au sujet dont vous souhaitez faire part aux journalistes et qui vous aidera également à atteindre votre objectif. Il existe des salles de conférences, des salles spécialement dédiées à ce genre d’événement. Cependant, pour engendrer plus d’impact, ne serait-il pas mieux d’organiser la conférence de presse dans un endroit qui la rendra encore plus originale ?
Par ailleurs, vous disposez aussi, de nos jours, des moyens pour réaliser la conférence de presse en ligne.
Pourquoi organiser une conférence de presse ?
Une conférence de presse représente le moyen par excellence pour mettre en valeur votre projet, vos produits innovants et vos services de qualité. De leur côté, les médias restent de véritables vecteurs d’influence auprès de la population. En organisant une conférence de presse, vous avez la possibilité de vous adresser directement aux journalistes qui vont, par la suite, contribuer activement à la promotion de votre projet, produit ou service.